Een goede stakeholder strategie heeft de organisatiestrategie als fundament en de bestuurder als regisseur
Conform de governance normen moet de Raad van Toezicht/ Raad van Commissarissen zicht hebben op de stakeholderrelaties van de organisatie. Weten hoe de bestuurder omgaat met belanghebbenden geeft belangrijk inzicht in het functioneren van de organisatie èn in mogelijke risico’s voor de organisatie.
Helaas zijn er geen eenvoudige management dashboards, informatielijstjes, KPI’s of andere meetcriteria over de relatie met stakeholders. De RvT/RvC is vaak aangewezen op de informatie die de bestuurder hierover verstrekt. En uiteraard gelooft de RvT/RvC de bestuurder op zijn of haar woord, want welk belang heeft deze bij een niet open houding? Geen enkel belang toch?
Dat is de ene zienswijze. Een andere zienswijze van toezichthouders kan zijn dat zij zelf op bestuurlijk niveau contacten gaan leggen en onderhouden met stakeholders. En daarmee de bestuurder danig voor de voeten kunnen lopen.
Wat is wijsheid? Als RvT/RvC wil je niet alleen, maar moet je ook op de hoogte zijn van het niveau en de intensiteit van stakeholderrelaties. Niet op detail niveau, maar wel gericht op de grote lijnen van het voortbestaan van de organisatie. Hoe past de dialoog met stakeholders in de organisatiestrategie? En hoe kom je er als toezichthouder achter of stakeholderrelaties van voldoende kwaliteit zijn, terwijl dagelijks de bestuurder volgen niet alleen onmogelijk is, maar ook niet onder goed gedrag valt? Daarbij wil je als toezichthouder niet alleen op de hoogte zijn, maar wanneer mogelijk ook een positieve bijdrage leveren zodat de bestuurder geholpen is.
Één optie is toetsen of de bestuurder vanuit de organisatiestrategie, de stakeholders (of stakeholdergroepen) voldoende in beeld heeft en of er een relatieplan is. Een goede stakeholderrelatie leidt tot vertrouwen, maar begint met een dialoog. “Stakeholder” is immers een ander woord voor “belanghebbende”. En een belanghebbende vindt vaak wel iets van een inzette koers, plan, product of beleidsbeslissing van de organisatie. Een belanghebbende zoekt uit hoe hij/zij beter wordt van een organisatie beslissing, daardoor kan er een gewenste dialoog ontstaan waarin beide partijen, organisatie en stakeholder, hun belangen en eventuele dilemma’s kunnen bespreken. En samen tot een beslissing met wederzijds begrip komen.
Een goede stakeholder strategie heeft de organisatiestrategie als fundament en de bestuurder als regisseur.
Vanuit de dialoog (hoor-wederhoor) ontstaat begrip en inzicht in overwegingen, achtergronden, pijnpunten en dilemma’s. Er komt een antwoord op de ‘waarom doen jullie dit’ –vraag. Een beslissing kan daardoor ‘rijker’ -lees beter- worden, herzien worden, aangepast of doorgevoerd worden met instemming van alle betrokkenen. Een ander belangrijk winstpunt van een dialoog is om via de blik van stakeholders zomaar ‘out of the box’ te kunnen denken. Nieuwe ideeën, inzichten, innovaties die misschien niet direct, maar wel in de toekomst gebruikt kunnen worden. En waar iedereen beter van wordt. Die win-win is toch uiteindelijk een van de resultaten van goed stakeholderbeleid.
Goede en gestructureerde stakeholder gesprekken hebben de organisatiestrategie als fundament. Wat willen wij –de organisatie- bereiken? Voor wie doen we dat? En hoe worden we daar allemaal beter van? Door inzicht in de stakeholder belangen te koppelen aan de organisatie strategie, ontstaat het gesprek met de RvT/RvC. Het gezamenlijke doel wordt benoemd en alle partijen voelen zich betrokken. Er is draagvlak en focus en de RvT/RvC wordt door de bestuurder gevraagd om haar bijdrage in de stakeholderrelaties te leveren. En in plaats van toezichthouders en bestuurders die elkaar voor de voeten lopen bij het onderhouden van contacten vindt afstemming plaats vanuit wederzijds vertrouwen. Wat willen wij als RvB en RvT/RvC bereiken hoe doen we dat vanuit gezamenlijkheid, betrokkenheid én beiden vanuit hun eigen rol.
En toezichthouders die hierin initiatief nemen door de bestuurder aan te spreken op een stakeholderstrategie die bouwt op de organisatiestrategie. De bestuurder is de regisseur, maar de toezichthouder kan hierin een belangrijke bijdrage leveren.
Dorel Smits-Hoekstra MSc
(toezichthouder | businessmodellen | stakeholderstrategie)